UK BTW teruggave voor EU-bedrijven: de prestatiedatum als valkuil

Btw teruggave in het Verenigd Koninkrijk: een aparte procedure

Als EU-gevestigd bedrijf dat kosten heeft gemaakt in het Verenigd Koninkrijk, kunt u de betaalde btw terugvorderen via HMRC. Anders dan bij teruggave binnen de EU dient u uw verzoek echter niet in via uw eigen belastingdienst, maar rechtstreeks bij HMRC. Dit is een belangrijk verschil met de EU-procedure, dat al bij de eerste stap tot fouten kan leiden.

Het Britse aangiftejaar loopt asymmetrisch: van 1 juli tot en met 30 juni van het daaropvolgende jaar, met een deadline van 31 december. Meer informatie over de Britse procedure en tijdvakken leest u in ons eerdere artikel over de veranderingen van het Britse btw-teruggaaf proces.

De 14-dagenregel: wanneer is de prestatiedatum leidend?

In de Britse btw-wetgeving, specifiek Section 6(5) van de VAT Act 1994, is de zogenoemde 14-dagenregel opgenomen. Deze regel bepaalt dat een btw-factuur die wordt uitgereikt binnen 14 dagen na de datum van de feitelijke levering of dienstverlening, een nieuw belastingpunt creëert op de factuurdatum. In dat geval is de factuurdatum leidend voor het tijdvak waaraan de btw wordt toegerekend.

Wordt de factuur echter meer dan 14 dagen na de datum van de feitelijke prestatie uitgereikt, dan vervalt dit nieuwe belastingpunt. Het basisbelastingpunt, zijnde de datum waarop de dienst daadwerkelijk is verleend, wordt dan leidend. Dit geldt in het bijzonder voor diensten die verband houden met onroerend goed, zoals hotelverblijven en zaalverhuur.

Dit is een specifieke regel van de Britse btw-wetgeving die geen equivalent kent in de EU. Omdat het Verenigd Koninkrijk na de Brexit zijn eigen btw-wetgeving hanteert, gelden voor de UK-procedure andere regels dan EU-bedrijven gewend zijn.

Een concreet voorbeeld

Een transportbedrijf maakt in juni gebruik van een hotelverblijf in het Verenigd Koninkrijk. Het hotel stuurt de factuur echter pas in augustus, meer dan 14 dagen na het verblijf. Volgens de Britse btw-wetgeving is de prestatiedatum, juni, leidend voor het belastingpunt.

Dit heeft een directe impact op het aangiftejaar. Het Britse tijdvak loopt van 1 juli tot en met 30 juni. De kosten uit juni vallen daarmee in het vorige aangiftejaar, met een deadline van 31 december van het lopende jaar. Dient het bedrijf de factuur in op basis van de factuurdatum augustus, dan plaatst het de kosten in het nieuwe aangiftejaar. Beoordeelt HMRC de factuur op de prestatiedatum juni, dan wordt het verzoek afgewezen omdat het in het verkeerde tijdvak is ingediend.

Is de deadline van 31 december voor het tijdvak met de prestatiedatum inmiddels verlopen, dan is de teruggave definitief verloren.

Welke diensten zijn het meest vatbaar voor deze valkuil?

De 14-dagenregel speelt met name een rol bij diensten waarbij een tijdsverschil bestaat tussen de daadwerkelijke levering en het moment van factureren. In de transportsector zijn dit voornamelijk:

• Hotelverblijven en overnachtingskosten
• Zaalverhuur en vergaderfaciliteiten

Bij deze diensten is het niet ongebruikelijk dat de factuur weken of zelfs maanden na het verblijf of de dienstverlening wordt verstuurd, wat het risico op een afwijkend belastingpunt vergroot.

Wat betekent dit voor uw teruggave dossier?

Bij het samenstellen van uw teruggaafverzoek voor de UK is het van belang om per factuur na te gaan of de factuurdatum en de prestatiedatum overeenkomen, en zo niet, welk tijdvak op grond van de 14-dagenregel van toepassing is. Een factuur die op het eerste gezicht in het juiste tijdvak valt, kan op basis van de prestatiedatum toch aan een eerder of later tijdvak worden toegerekend.

Dient u een factuur in het verkeerde tijdvak in, dan riskeert u een afwijzing door HMRC. Is het correcte tijdvak inmiddels verlopen, dan gaat de teruggave definitief verloren.

Laat u professioneel begeleiden

De Britse btw-wetgeving kent specifieke regels die afwijken van wat EU-bedrijven gewend zijn. Delta Refund Solutions is niet alleen goed thuis in de EU-regelgeving, maar ook in de regels die gelden buiten de EU, waaronder het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Zwitserland. Wij controleren voor u per factuur of het juiste belastingpunt wordt gehanteerd, zodat uw teruggaafverzoek bij HMRC correct en volledig wordt ingediend.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.