Luxemburg strict op leveranciersdata

Luxemburg: strict op de details

Luxemburg staat bekend als een van de meest strikte EU-landen als het gaat om de beoordeling van buitenlandse btw-teruggaafverzoeken onder de 8ste richtlijn. Waar andere landen soms enige ruimte geven bij kleine onvolkomenheden in een dossier, hanteert de Luxemburgse belastingdienst (Administration de l'Enregistrement, des Domaines et de la TVA, kortweg AED) een nauwkeurige beoordeling van de gegevens die worden meegestuurd.

In de praktijk leidt een verkeerd adres, een ontbrekend gegeven of een niet volledig overeenkomende naam van de leverancier bijna altijd tot een afwijzing van de aangifte.

Welke gegevens moeten exact overeenkomen?

Bij het indienen van een btw-teruggaafverzoek voor Luxemburg worden per factuur de leveranciersgegevens handmatig of automatisch ingevoerd. De AED vergelijkt deze gegevens vervolgens met de geregistreerde informatie in de Luxemburgse btw-administratie.

De volgende gegevens moeten exact overeenkomen met wat op de factuur staat én met de registratie bij de AED:

• De volledige naam van de leverancier, inclusief rechtsvorm (bijvoorbeeld S.à r.l. of S.A.)
• Het volledige adres van de leverancier, inclusief straatnaam, huisnummer, postcode en plaats
• Het Luxemburgse btw-nummer van de leverancier

Een veelvoorkomende valkuil is dat het adres op de factuur afwijkt van het bij de AED geregistreerde adres. Dit kan voorkomen wanneer een leverancier is verhuisd maar de factuuradministratie nog niet is bijgewerkt, of wanneer bij het invoeren van de gegevens een typefout wordt gemaakt. Ook een afwijkende schrijfwijze van de bedrijfsnaam, zoals een ontbrekend koppelteken of een afkorting, kan voldoende reden zijn voor afwijzing.

De AED vergelijkt gegevens strict en geeft bij discrepanties doorgaans geen gelegenheid tot herstel voordat de aangifte wordt afgewezen. Een afwijzing betekent dat u opnieuw moet indienen, met het risico dat de deadline inmiddels is verstreken.

Tolgelden en brandstof in Luxemburg

Luxemburg is ook een veelgebruikt transitland voor internationaal transport. Tolgelden en brandstofkosten zijn in Luxemburg terugvorderbaar, mits de facturen aan de vereisten voldoen. Het standaard btw-tarief in Luxemburg bedraagt 17%, het laagste in de EU.

Hoe voorkomt u een afwijzing?

De beste manier om afwijzingen te voorkomen is door de leveranciersgegevens op elke factuur te controleren vóór indiening:

• Controleer of de naam van de leverancier exact overeenkomt met de registratie, inclusief rechtsvorm en eventuele speciale tekens
• Controleer elke factuur afzonderlijk, ook binnen dezelfde aangifte. Leveranciersgegevens zoals adressen kunnen gedurende een periode wijzigen door een verhuizing of een naamswijziging. Wat op een factuur uit januari correct was, hoeft op een factuur uit september niet meer overeen te komen met de registratie bij de AED
• Neem bij twijfel contact op met de leverancier om de correcte gegevens te bevestigen voordat u indient

Laat u professioneel begeleiden

Delta Refund Solutions controleert uw Luxemburgse facturen vóór indiening op volledigheid en juistheid van de leveranciersgegevens. Zo voorkomt u onnodige afwijzingen en vertragingen in uw btw-teruggave.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.