Polen: btw teruggave op N1 en M1 voertuigen beperkt zonder rittenregistratie

Wat zijn N1 en M1 voertuigen?

Voor de btw teruggave in Polen is het van belang te weten met welk type voertuig kosten zijn gemaakt. Polen maakt een duidelijk onderscheid tussen zwaar transport en lichtere voertuigen.

Voertuigen van categorie M1 zijn personenauto's met maximaal acht zitplaatsen exclusief de bestuurder. Voertuigen van categorie N1 zijn bedrijfsvoertuigen voor goederenvervoer met een maximaal toegestane massa van niet meer dan 3,5 ton, zoals bestelwagens. Beide categorieën vallen onder een speciale Poolse btw-regel die buitenlandse transportbedrijven regelmatig verrast.

De Poolse 50%-regel

Polen hanteert voor N1 en M1 voertuigen een wettelijke beperking op de btw-aftrek. In beginsel is de btw op kosten gemaakt met deze voertuigen slechts voor 50% terugvorderbaar. Dit geldt voor alle gerelateerde uitgaven, zoals brandstof, reparaties en andere voertuiggebonden kosten.

De achtergrond van deze regel is dat voertuigen in de categorieën N1 en M1 in de praktijk zowel zakelijk als privé worden gebruikt. Polen beschouwt gemengd gebruik als de standaard en past daarom automatisch een beperking van 50% toe, tenzij het tegendeel kan worden aangetoond.

De EU-Raad heeft Polen toestemming verleend deze maatregel toe te passen en heeft die toestemming inmiddels verlengd tot en met 2028.

Deze 50%-beperking geldt niet alleen voor Poolse btw-plichtigen, maar ook voor buitenlandse bedrijven die btw terugvragen via de 8ste richtlijn of de 13de richtlijn. Polen past dezelfde deductibiliteitsregels toe bij de beoordeling van buitenlandse teruggaafverzoeken.

100% teruggave is mogelijk, maar vereist documentatie

Het is mogelijk om de volledige btw terug te vorderen, maar dan moet het uitsluitend zakelijk gebruik van het voertuig worden aangetoond. Polen vereist daarvoor een combinatie van twee voorwaarden die gezamenlijk vervuld moeten zijn:

• Een volledige rittenregistratie met per rit de datum, het vertrek- en aankomstpunt, het doel van de rit en de kilometerstand
• Een intern reglement dat vastlegt wie het voertuig mag gebruiken en onder welke voorwaarden

Voor buitenlandse bedrijven die btw terugvragen via de 8ste richtlijn is met name de rittenregistratie het document waarom de Poolse belastingdienst op verzoek kan vragen. Kan deze niet worden overgelegd, dan wordt de teruggave teruggebracht naar 50% van het ingediende btw-bedrag.

Wat betekent dit voor uw teruggavedossier?

Voor transportbedrijven die in Polen kosten maken met bestelwagens of personenauto's, bijvoorbeeld voor servicemonteurs, vertegenwoordigers of andere medewerkers die met een N1 of M1 voertuig rijden, is het van belang de rittenregistratie consequent bij te houden.

Wordt er geen rittenregistratie bijgehouden en vraagt de Poolse belastingdienst hierom bij de beoordeling van uw teruggaafverzoek, dan wordt de teruggave automatisch beperkt tot 50% van het ingediende btw-bedrag. Bij grotere vloten of hoge brandstofkosten kan dit een significant bedrag zijn.

Laat u professioneel begeleiden

Delta Refund Solutions is op de hoogte van de Poolse btw-regels voor N1 en M1 voertuigen en adviseert u over de juiste documentatie om de volledige teruggave veilig te stellen. Wij controleren uw dossier voordat het wordt ingediend en signaleren tijdig welke informatie ontbreekt.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.