Minimum bedragen btw teruggave 8ste richtlijn: een onverwachte valkuil

Wat zijn de minimumbedragen?

Elk EU-land hanteert wettelijk vastgestelde minimumbedragen voor btw-teruggave onder de 8ste richtlijn. Volgens EU-richtlijn 2008/9/EG gelden als algemene drempelwaarden €400 per kwartaal en €50 per jaar. Haalt u die grens niet, dan kan er simpelweg geen teruggaafverzoek worden ingediend.

Een uitgebreid overzicht van de minimumbedragen per land, inclusief landen met een eigen valuta zoals Zwitserland, Groot-Brittannië en Noorwegen, vindt u in ons artikel over minimum bedragen per btw-teruggaafverzoek.

De valkuil: wel boven de drempel, toch volledige afwijzing

Op het eerste gezicht lijkt de drempelwaarde een eenvoudige rekensom: dient u meer in dan het minimum, dan bent u veilig. In de praktijk is dat niet altijd zo.

Stel: u dient een teruggaafverzoek in voor een kwartaal met een totaalbedrag van €450, ruim boven de kwartaaldrempel van €400. Tot zover geen probleem. Maar bij de beoordeling van uw dossier wijst de buitenlandse belastingdienst één of meerdere facturen af, omdat deze niet voldoen aan de vereisten voor teruggave.

Na de afwijzing van die facturen resteert er een geldig btw-bedrag van bijvoorbeeld €320, ruim onder de kwartaaldrempel van €400.

Het gevolg is dat het kwartaalverzoek in zijn geheel wordt afgewezen. De afgewezen facturen moeten vervolgens worden meegenomen in de suppletie of jaaraangifte. Is dat tijdvak echter al gesloten of gebruikt, dan gaan de teruggaven definitief verloren. En ook bij de suppletie of jaaraangifte geldt: worden er facturen afgewezen waardoor het resterende bedrag onder de jaardrempel van €50 valt, dan wordt de gehele aangifte afgewezen en is de btw definitief niet meer terug te halen.

Waarom worden facturen afgewezen?

Een aantal voorbeelden zijn:

• De kostensoort is in dat land uitgesloten van teruggave, zoals representatiekosten of bepaalde brandstofsoorten
• De factuur staat niet op naam van de verzoekende entiteit
• De factuur voldoet niet aan de lokale factuurvereisten
• De factuur heeft betrekking op een activiteit die niet zakelijk kwalificeerbaar is

Elk van deze situaties kan ertoe leiden dat het netto teruggaafbedrag na beoordeling onder de drempelwaarde zakt.

Wat kunt u doen?

De beste bescherming is preventief: zorg ervoor dat uw dossier uitsluitend facturen bevat die daadwerkelijk kwalificeren voor teruggave in het betreffende land. Dat vereist kennis van de lokale uitsluitingen en factuurvereisten per land.

Twijfelt u of een factuur kwalificeerbaar is? Laat deze dan vooraf beoordelen voordat u uw verzoek indient. Een afgewezen factuur kan uw volledige teruggave in gevaar brengen.

Laat u professioneel begeleiden

Delta Refund Solutions beoordeelt uw dossier voordat het wordt ingediend en filtert facturen die het risico lopen te worden afgewezen. Zo voorkomt u dat een gedeeltelijke afwijzing uw volledige teruggave in gevaar brengt.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.