BTW teruggave op Waalse tolfacturen: een veelgemaakte misser

Een gemiste teruggave die snel oploopt

Veel transportbedrijven vragen jaarlijks netjes hun buitenlandse btw terug, maar missen daarbij consequent één specifieke post: de btw op tolgelden in Wallonië. Dit is geen nalatigheid van de ondernemer, maar het gevolg van een complex systeem dat zelfs ervaren financieel medewerkers voor verrassingen stelt. De misgelopen btw loopt al snel op tot vele duizenden euro's per jaar.

België heeft drie regio's met drie verschillende systemen

België is opgedeeld in drie gewesten: Vlaanderen, Brussel en Wallonië. Elk gewest beheert zijn eigen wegeninfrastructuur en hanteert daarvoor eigen regels. In Vlaanderen en Brussel is de kilometerheffing een belasting die door de overheid wordt geheven. In Wallonië werkt dat anders: de tolheffing wordt er beheerd door de private organisatie Wallonie Infrastructures SOFICO en is daarmee geen belasting maar een retributie. Die retributie is onderhevig aan 21% btw.

Dat onderscheid is cruciaal. Alleen in Wallonië zit er btw op de tol, en alleen die btw is terugvorderbaar. Meer achtergrond over het verschil tussen de regio's leest u in ons eerdere artikel over btw op tol in België.

De debetnota van uw tol leverancier is niet het rechtsdocument

Hier zit de kern van het probleem. Uw tol leverancier factureert de kosten voor de drie regio's samen aan u door, via één verzamelde debetnota of drie losse debetnota's. Deze nota geeft een overzicht van uw tolkosten, maar is niet het document waarmee u de btw op Waalse tol kunt terugvorderen bij de belastingdienst.

Het enige rechtsgeldige document voor de btw-teruggave is de originele factuur van Wallonie Infrastructures SOFICO zelf. Dit is de onderliggende factuur die uw tol leverancier van SOFICO ontvangt en aan u doorfactureert. Die factuur bevat het btw-bedrag dat u kunt terugvorderen.

Dient u de debetnota van uw tol leverancier in als onderbouwing voor de btw-teruggave, dan wordt uw verzoek afgewezen. Alleen de originele SOFICO-factuur is geldig.

Niet elke leverancier stelt de SOFICO-factuur beschikbaar

Niet alle tol leveranciers stellen de originele SOFICO-facturen eenvoudig beschikbaar via hun portaal. De volgende leveranciers zijn voorbeelden van partijen die de SOFICO-factuur wél beschikbaar stellen, maar let op: deze zijn vaak verborgen onder een reeks gemergde specificaties in een lange PDF:

• AS24
• DKV
• EasyTrip
• MSTS

De volgende leveranciers zijn voorbeelden van partijen die de facturen niet beschikbaar stellen via hun standaard portaal:

• BP
• Shell
• TFC
• Radius

Bij deze leveranciers worden de SOFICO-facturen vaak via een alternatief kanaal beschikbaar gesteld, zoals een apart portaal (zoals Satellic of Trafineo) of per e-mail. Veel transportbedrijven zijn hier niet van op de hoogte en gaan er ten onrechte vanuit dat er geen btw zit op de tol in Wallonië.

Wat kunt u doen?

Controleer bij uw tol leverancier of u toegang heeft tot de originele SOFICO-facturen en via welk kanaal deze beschikbaar worden gesteld. Heeft u hier vragen over of weet u niet hoe u de juiste facturen kunt opvragen? Neem gerust contact met ons op voor advies.

Laat u professioneel begeleiden

Delta Refund Solutions kent de Belgische tolstructuur en weet precies welke documenten per leverancier benodigd zijn voor een correcte btw-teruggave op Waalse tolgelden. Wij helpen u de juiste facturen op te sporen en dienen uw verzoek volledig en correct in.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.