Btw-id voor eenmanszaken: heeft u alles op het juiste nummer staan?

Twee nummers, één onderneming

Ondernemers die als eenmanszaak of zzp'er zijn ingeschreven, beschikken over twee verschillende btw-nummers: het btw-id en het omzetbelastingnummer. In de praktijk leidt dit regelmatig tot verwarring, zeker wanneer het gaat om btw- of accijnsteruggave in het buitenland.

De verwarring is begrijpelijk, want lange tijd werden beide nummers door elkaar gebruikt. Maar de regels zijn veranderd, en wie dat niet heeft bijgehouden loopt een reëel risico op afwijzingen.

Hoe het vroeger werkte

Tot en met 31 december 2019 was het btw-nummer van een eenmanszaak opgebouwd op basis van het burgerservicenummer (BSN). Het nummer had de vaste opbouw NL + BSN + B01.

Dat betekende dat het BSN van de ondernemer zichtbaar stond op iedere factuur, en daarmee in feite openbaar was. De Autoriteit Persoonsgegevens oordeelde dat dit een onaanvaardbaar privacyrisico vormde, met de mogelijkheid op identiteitsfraude. Hierop heeft de wetgever ingegrepen.

De wetswijziging per 1 januari 2020

Vanaf 1 januari 2020 geldt voor eenmanszaken een nieuw btw-id. Dit nummer is niet langer gebaseerd op het BSN en heeft een volledig andere opbouw. Het btw-id eindigt nooit op B01.

Het omzetbelastingnummer is niet verdwenen. Dit nummer is nog steeds in gebruik voor de interne communicatie met de Nederlandse Belastingdienst. Voor alle overige doeleinden, inclusief communicatie met buitenlandse belastingdiensten, dient uitsluitend het btw-id te worden gebruikt.

Het omzetbelastingnummer en het btw-id zijn twee verschillende nummers. Alleen het btw-id is geldig voor extern gebruik.

Waarom dit voor buitenlandse teruggaven cruciaal is

Bij het indienen van btw- en accijnsteruggaveverzoeken in het buitenland wordt de geldigheid van uw btw-nummer gecontroleerd via de VIES-database (VAT Information Exchange System). Buitenlandse belastingdiensten en softwaresystemen raadplegen deze database om te controleren of een opgegeven btw-nummer geldig en actief is.

Het oude nummer op basis van het BSN geeft in VIES geen resultaat meer. Wie zijn aanvraag indient met het omzetbelastingnummer of het oude BSN-gebaseerde nummer, riskeert een directe afwijzing, of op zijn minst aanvullende vragen die lastig te beantwoorden zijn, gezien het de verantwoordelijkheid van de ondernemer was om hier al sinds 2020 gebruik te maken van het nieuwe nummer.

Dit geldt zowel voor de 8ste richtlijn btw-teruggave in andere EU-landen als voor niet-EU teruggaven in landen als het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Zwitserland, én voor accijnsteruggave zoals de Belgische regeling voor professionele diesel.

Alles moet op het nieuwe btw-id staan

Een correcte buitenlandse teruggave vereist dat alle documenten en registraties consistent zijn. Het btw-id moet overeenkomen op:

• Inkoopfacturen van leveranciers, zodat de facturen kloppen met de aanvraag
• Inloggegevens voor het EU BTW-portaal, waarmee u uw buitenlandse btw-teruggave indient
• Vergunningen, zoals de Belgische accijnsvergunning voor professionele diesel
• Correspondentie met buitenlandse belastingdiensten

Klopt het btw-id op één van deze onderdelen niet, dan kan de aanvraag worden afgewezen, ook als de facturen en het verzoek inhoudelijk correct zijn.

Informeer uw leveranciers actief zodat zij het juiste btw-id op uw inkoopfacturen vermelden. Een factuur met een onjuist btw-nummer is formeel onvolledig en kan worden geweigerd.

"Het loopt al jaren goed" is geen garantie

Wij spreken regelmatig ondernemers die al jaren hun btw- en accijnsteruggave indienen met het oude nummer, zonder dat dit tot problemen heeft geleid. Dat klinkt geruststellend, maar het is eerder geluk dan zekerheid.

Buitenlandse belastingdiensten controleren niet altijd even strikt, en een systeem dat een fout accepteert is nog geen systeem dat een fout goedkeurt. De VIES-check wordt steeds vaker geautomatiseerd uitgevoerd. Naarmate dat verder wordt uitgerold, neemt het risico op afwijzingen toe.

Wie tot nu toe geen problemen heeft gehad, heeft geluk gehad. Dat is een oncomfortabele conclusie, maar een eerlijke.

Laat u professioneel begeleiden

Het controleren van uw btw-registraties, het aanpassen van uw leveranciersgegevens en het zorgdragen voor correcte vergunningen kost tijd, maar voorkomt vertraging en afwijzingen achteraf.

Delta Refund Solutions helpt u bij het in kaart brengen van uw situatie en zorgt ervoor dat uw aanvragen kloppen van A tot Z.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.