Belgische accijns teruggave bij groepsstructuren: de huurovereenkomst als sleutel

Wagenpark binnen een groep: een veelvoorkomende structuur

Binnen grote transportorganisaties is het gebruikelijk om bedrijfsactiviteiten te splitsen over meerdere juridische entiteiten. Denk aan een entiteit voor containervervoer, een entiteit voor gespecialiseerd transport zoals bloemenvervoer, en een aparte entiteit waar het wagenpark onder valt. De voertuigen worden vanuit die wagenpark-entiteit uitgehuurd aan de werkmaatschappijen die de ritten daadwerkelijk uitvoeren.

Dit is een logische en fiscaal verantwoorde structuur. Maar voor de Belgische accijns teruggave brengt deze opzet een specifieke vereiste met zich mee die in de praktijk regelmatig over het hoofd wordt gezien.

De Belgische vereiste: één entiteit per voertuig

Voor de accijns teruggave op professionele diesel in België geldt dat een voertuig uitsluitend actief geregistreerd mag zijn onder één entiteit tegelijk. De Belgische belastingdienst accepteert geen teruggave voor een voertuig dat tegelijkertijd onder meerdere vergunningen staat geregistreerd, ook niet binnen een fiscale groep.

Om accijns teruggave aan te vragen dient de verzoekende entiteit aan te tonen dat zij het betreffende voertuig op het moment van tanken in gebruik had. Dit vereist twee documenten:

• Een kopie van het kentekenbewijs van het voertuig
• Een geldige huurovereenkomst tussen de wagenpark-entiteit en de werkmaatschappij

De valkuil: huurovereenkomst voor onbepaalde tijd

In de praktijk zien wij dat groepen soms werken met een huurovereenkomst voor onbepaalde tijd, waarbij een zinsnede is opgenomen dat achteraf wordt bepaald welk voertuig gedurende welke periode door welke entiteit is gebruikt en tegen welk tarief.

Deze constructie voldoet niet aan de Belgische vereisten. De huurovereenkomst moet op het moment van de tankbeurt aantoonbaar geldig zijn voor het specifieke voertuig. Een achteraf vastgestelde toewijzing biedt onvoldoende bewijs en leidt tot afwijzing van het teruggaafverzoek.

De oplossing: kortlopende huurovereenkomsten per entiteit

De correcte aanpak is het werken met kortlopende huurovereenkomsten van bepaalde duur. Per periode wordt vastgelegd welk voertuig aan welke werkmaatschappij is verhuurd. Zodra de periode verstrijkt of het voertuig overgaat naar een andere entiteit, wordt een nieuwe overeenkomst opgesteld.

Op die manier is per tankbeurt aantoonbaar:

• Welke entiteit het voertuig in die periode in gebruik had
• Dat het voertuig niet gelijktijdig onder een andere vergunning stond
• Dat de huurovereenkomst geldig was op het moment van tanken

Praktische aandachtspunten

Bij het inrichten van deze structuur zijn een aantal zaken van belang:

• Zorg voor een duidelijke begin- en einddatum per huurovereenkomst
• Bewaar alle overeenkomsten per voertuig en per periode zorgvuldig
• Overlapt een overeenkomst met een andere entiteit? Dan is teruggave voor die periode niet mogelijk
• Stem de huurperiodes af op de kwartaalaangiftes voor accijns teruggave

Laat u professioneel begeleiden

De combinatie van een groepsstructuur en de Belgische accijns teruggave vereist een zorgvuldige administratie. Delta Refund Solutions helpt u de juiste documentatie op te zetten en beoordeelt per kwartaal of uw dossier aan de Belgische vereisten voldoet.

Richt u binnenkort een nieuwe entiteit op binnen uw groep? Vergeet dan niet tijdig een accijnsvergunning aan te vragen om het mislopen van teruggave te voorkomen. Lees in ons artikel over de Belgische accijnsvergunning hoe u dit doet.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.