Houd uw intermediair op de hoogte over uw leveranciers

Wijziging van leverancier? Vergeet uw intermediair niet

Wij begrijpen dat u zo nu en dan wisselt van leverancier voor uw brandstof en tol. Misschien kiest u voor een partij met een betere dekking in bepaalde landen, wilt u ervaring opdoen met een nieuwe aanbieder of overweegt u zelfs een volledige overstap. Ook komt het regelmatig voor dat bedrijven een extra leverancier toevoegen om flexibeler te zijn of kosten te optimaliseren.

Dat zijn logische en vaak strategische keuzes. Wat echter vaak wordt vergeten, is om deze wijzigingen tijdig door te geven aan de partij die uw buitenlandse BTW- en accijnsteruggaven verzorgt.

Waarom uw intermediair dit móét weten

Besteedt u de terugvordering van uw buitenlandse BTW en accijns uit aan een intermediair? Houd hen dan altijd actief op de hoogte van veranderingen in uw leveranciersbestand.

Uw intermediair kan immers niet weten wat hij niet weet.

Zonder melding van een nieuwe brandstof- of tolleverancier bestaat het risico dat facturen niet worden meegenomen in de aangifte. En dat kan direct leiden tot gemiste teruggaven.

Buitenlandse BTW: één kans per aangiftetijdvak

De terugvordering van buitenlandse BTW verloopt op kwartaalbasis, met daarnaast een aanvullende jaar- of suppletieaangifte. Belangrijk om te weten is dat elk aangifteslot slechts één keer kan worden benut.

Het is niet mogelijk om later via een correctie alsnog extra facturen toe te voegen aan een reeds ingediende BTW-aangifte.

Een kleine administratieve omissie kan dus grote financiële gevolgen hebben.

Accijnsteruggave België: meer flexibiliteit

Voor de accijnsteruggave in België is de regelgeving gunstiger. Hier is het mogelijk om tot drie jaar na dato aangiftes in te dienen. Daarnaast kan er een correctieaangifte worden gedaan waarin facturen van nieuwe leverancier(s) alsnog worden opgenomen.

Dit biedt meer ruimte om eventuele gemiste facturen alsnog te verwerken. Toch blijft het verstandig om wijzigingen direct te melden. Hoe eerder alles correct is ingericht, hoe soepeler en sneller het teruggaafproces verloopt en zo vermijdt u mogelijke extra kosten bij uw intermediair.

Facturen handmatig aanleveren? Dat is verleden tijd

Stuurt u nog handmatig uw facturen naar uw intermediair? Dan is het goed om te weten dat dit tegenwoordig niet meer nodig is.

Bij Delta zorgen wij ervoor dat facturen rechtstreeks worden gedownload via leveranciersportalen of automatisch worden verwerkt wanneer deze periodiek per e-mail worden toegestuurd.

Zo:

• heeft u er geen omkijken meer naar
• worden facturen tijdig verwerkt
• minimaliseert u het risico op gemiste teruggaven