13de Richtlijn BTW Teruggave: overzicht per land voor West-Europa

Wat houdt de 13de richtlijn in?

De 13de btw-richtlijn (86/560/EEG) biedt ondernemingen die buiten de Europese Unie zijn gevestigd de mogelijkheid om btw terug te vorderen die zij hebben betaald in EU-lidstaten. De richtlijn is relevant wanneer een non-EU ondernemer btw wil terugvorderen in een EU-land waar hij niet btw-plichtig is en geen vaste inrichting heeft.

In de praktijk zijn voor West-Europese transportbedrijven de meest voorkomende kosten waarvoor btw kan worden teruggevorderd: brandstof, tolgelden, hotelverblijven, zaalhuur, voertuighuur en ferries.

De procedure, deadlines en minimumbedragen verschillen per land. Een gemiste deadline betekent in de meeste gevallen dat de teruggave voor dat jaar definitief verloren gaat.

Overzicht per land

Wederkerigheid: wat betekent dit in de praktijk?

Niet elk EU-land verleent automatisch teruggave aan non-EU bedrijven. Een voorwaarde die veel landen stellen is wederkerigheid: het land van vestiging van de aanvrager moet vergelijkbare teruggavemogelijkheden bieden aan bedrijven uit het betreffende EU-land.

Voor het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Zwitserland geldt dat alle zeven landen in de tabel wederkerigheid accepteren. Dit betekent dat bedrijven gevestigd in UK, Noorwegen of Zwitserland in aanmerking komen voor btw teruggave in deze landen, mits zij voldoen aan de overige vereisten.

Bij elk verzoek is een verklaring omtrent hoedanigheid belastingplichtige (tax certificate) vereist, afgegeven door de belastingdienst van het vestigingsland. Dit document bevestigt dat de onderneming aldaar btw-plichtig is en mag niet ouder zijn dan één jaar op het moment van indiening.

Aandachtspunten per land

Voor Nederland geldt een uitzondering op de standaard deadline: hoewel de reguliere deadline 1 juli is, kunnen verzoeken tot vijf jaar terug worden ingediend. Na het verstrijken van de reguliere deadline vervalt echter het recht op bezwaar en beroep bij een afwijzing. De aangifte verloopt via een papieren formulier, niet digitaal.

Voor Duitsland gelden hogere minimumbedragen dan de EU-standaard: €1.000 voor een periode korter dan een jaar en €500 voor een volledig kalenderjaar. Vanaf 2026 moeten facturen boven de €250 verplicht digitaal worden geüpload via het BZSt online portaal.

Voor Frankrijk en Spanje is het inschakelen van een intermediair verplicht. In Spanje geldt aanvullend dat bij een eerste aanvraag via een vertegenwoordiger een geldige machtigingsbrief moet worden meegestuurd, een vereiste dat geldt vanaf 1 juli 2024.

Voor België gelden lagere minimumbedragen dan de EU-standaard: €200 voor een periode korter dan een jaar en €25 voor een volledig kalenderjaar.

Voor Luxemburg geldt dat alleen een jaaraangifte mogelijk is, zonder kortere periodes. Het minimumbedrag bedraagt €250.

Laat u professioneel begeleiden

Elk land hanteert eigen portalen, vereisten en uitzonderingen die regelmatig wijzigen. Voor de financieel of administratief verantwoordelijke die meerdere landen tegelijkertijd bijhoudt, is het risico op een gemiste deadline of een ontbrekend document reëel.

Niet alleen de landen in dit overzicht, maar ook veel andere landen wereldwijd hanteren eigen btw-regels met specifieke vereisten en termijnen die lastig bij te houden zijn vanuit het buitenland.

Delta Refund Solutions beheert de volledige procedure voor u, van aanvraag tot ontvangst, in alle relevante landen en houdt de regels en deadlines voor u in de gaten.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.