Reactietermijnen van informatieverzoeken bij BTW-teruggaaf

Het proces van het terugvorderen van buitenlandse BTW kan voor bedrijven die actief zijn in meerdere Europese landen een complexe aangelegenheid zijn. Na het indienen van de BTW teruggaaf verzoeken kunnen bedrijven te maken krijgen met informatieverzoeken van buitenlandse belastingdiensten. Het tijdig en correct reageren op deze verzoeken is van cruciaal belang om een soepele afhandeling van de teruggave te waarborgen. Het niet tijdig reageren kan leiden vertragingen in het proces of erger, tot volledige afwijzing van het teruggaveverzoek. We hebben een overzicht samengesteld van EU-landen en de termijnen die zij hanteren voor het reageren op informatie verzoeken:

Het tijdig en correct reageren op deze verzoeken is van cruciaal belang om een soepele afhandeling van de teruggave te waarborgen.

• Spanje — max 10 werkdagen
• Polen — max 14 dagen
• Oostenrijk — max 14 dagen
• Bulgarij — max 14 dagen
• Portugal — max 15 dagen
• Tsjechië — max 15 dagen
• Kroatië — max 15 dagen
• Letland — max 15 dagen
• Litouwen — max 20 dagen
• Ierland — max 21 dagen
• Duitsland — max 28 dagen
• Italië — max 60 dagen

In Nederland, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk, België, Zweden, Finland, Denemarken, Luxemburg, Slowakije, Estland, Slovenië, Hongarije, Roemenië en Griekenland wordt over het algemeen een termijn van 30 dagen gegeven om te reageren op informatie verzoeken van de belastingdienst.

In Zwitserland en Noorwegen kunnen de termijnen variëren tussen de 10 en 30 dagen, afhankelijk van de complexiteit van het verzoek. In Zwitserland is dit afhankelijk van de specifieke kantons en belastingautoriteiten waarin je dit indient. In Noorwegen is dit afhankelijk van de specifieke situatie.

Naast de maximale reageertermijn is het ook van belang te weten via welke communicatiemiddelen de buitenlandse belastingdiensten communiceren. De buitenlandse belastingautoriteiten doen dit op drie manieren:

1. via een schriftelijke brief
2. via de mail
3. via de telefoon

Verdere specificaties zoals welk land op welke manier communiceert, welke communicatiemiddel je als bedrijf moet gebruiken om te reageren, wat voor informatie er gevraagd kan worden en in welke taal dit allemaal gedaan moet worden, leest u in de volgende artikelen.

Kortom, bedrijven die buitenlandse BTW teruggaaf verzoeken doen moeten rekening houden met de specifieke termijnen waarop ze moeten reageren. De termijnen verschillen tussen de 10 werkdagen en 60 dagen, afhankelijk van het land waar je een teruggaafverzoek doet. Reageer je niet op tijd, onjuist, onvolledig, via het verkeerde communicatiemiddel of zelfs in de verkeerde taal, dan loop je het risico op vertraging- of volledige afwijzingen van teruggaafverzoek. Om dit allemaal te voorkomen is het aan te raden om proffesioneel advies in te winnen bij een belastingadviseur, accountant of BTW- & accijns teruggaaf intermediair.

Delta houdt de termijnen scherp in de gaten en streeft naar een vlotte, snelle en correcte communicatie met de klanten, zodat informatie snel kan worden doorgestuurd naar de belastingautoriteiten. Daarmee zijn mogelijke afwijzingen geen optie meer. Wij hopen dat u het ons niet kwalijk neemt als we soms wat aandringen op het verkrijgen van de informatie, het is in ons aller belang!