KSeF in Polen: wat betekent dit voor uw BTW teruggave?

Wat is KSeF?

Polen heeft in 2026 een verplicht nationaal e-facturatiesysteem ingevoerd, het Krajowy System e-Faktur, kortweg KSeF. Via dit systeem worden alle B2B-facturen van Poolse btw-plichtige ondernemingen centraal geregistreerd, gevalideerd en gearchiveerd door de Poolse belastingdienst.

De invoering verliep gefaseerd:

• Vanaf 1 februari 2026 verplicht voor grote Poolse ondernemingen met een omzet boven PLN 200 miljoen in 2024.
• Vanaf 1 april 2026 verplicht voor alle overige Poolse btw-plichtige ondernemingen.

Een KSeF-factuur is een gestructureerd XML-document in het Poolse formaat FA(3). Elke factuur krijgt bij registratie een uniek KSeF-nummer, afgegeven door de Poolse belastingdienst. Dit nummer is het bewijs dat de factuur officieel is geregistreerd en geldig is.

Achtergrond: waarom heeft Polen KSeF ingevoerd?

KSeF is geen administratieve verplichting uit het niets. De invoering is een expliciete maatregel van de Poolse overheid om btw-fraude en ploffraude te bestrijden. Polen verwacht door KSeF jaarlijks 1,8 miljard PLN extra aan belastinginkomsten te innen, als gevolg van de daling van fraude en onterechte btw-terugbetalingen.

KSeF vormt een aanvulling op andere anti-fraudemaatregelen die Polen al eerder invoerde, zoals het mechanisme van gesplitste betaling (split payment), het systeem voor elektronische analyse van financiële stromen (STIR) en het gemeenschappelijk controledossier voor btw-doeleinden (JPK).

De Europese Unie verleende Polen een speciale derogatie op basis van artikel 395 van de btw-richtlijn om KSeF te mogen invoeren. Dit is geen toeval, ook de Europese Commissie beschouwt verplichte e-facturatie als een effectief instrument tegen btw-fraude.

KSeF als onderdeel van een Europese trend

Polen loopt met KSeF voorop in Europa, maar staat niet alleen. De EU heeft via de ViDA-wetgeving (VAT in the Digital Age), aangenomen op 11 maart 2025, bepaald dat gestructureerde e-facturatie en digitale rapportage verplicht worden voor alle grensoverschrijdende intra-EU B2B transacties vanaf 1 juli 2030. Ook België, Frankrijk en Duitsland voeren stapsgewijs nationale e-invoicingverplichtingen in.

Polen laat zien hoe verplichte e-facturatie in de praktijk werkt en dient daarmee als blauwdruk voor de bredere Europese implementatie.

Wat betekent dit voor uw BTW teruggave?

Als buitenlands transportbedrijf dat btw terugvordert op kosten gemaakt in Polen, zoals brandstof, tolgelden, hotelverblijven of voertuighuur, ontvangt u facturen van Poolse leveranciers. Vanaf de invoeringsdatums zijn die leveranciers verplicht hun facturen via KSeF uit te sturen.

Dit heeft directe gevolgen voor uw teruggave dossier:

• Factuurformaat verandert — Een geldige Poolse factuur is voortaan een via KSeF geregistreerd document. De leverancier genereert hieruit een PDF die hij naar u stuurt.
• KSeF-nummer is verplicht — Een factuur zonder KSeF-nummer van een Poolse leverancier die onder de verplichting valt, is formeel ongeldig voor btw teruggave.
• Archivering — De KSeF-factuur is de leidende versie. Wijzigingen kunnen niet buiten het systeem worden aangebracht.

Dient u facturen in voor btw teruggave die niet aan de KSeF-vereisten voldoen, dan loopt u het risico dat de Poolse belastingdienst deze afwijst.

Hoe herkent u een geldige KSeF-factuur?

Een KSeF-factuur is herkenbaar aan een aantal vaste kenmerken. Op het document staat de aanduiding "E-Faktura / E-Invoice", vergezeld van de vermelding dat de factuur is gegenereerd vanuit de elektronische factuur die bij KSeF is ingediend. Daarnaast is op de factuur een QR-code opgenomen waarmee de authenticiteit van de uitgevende partij kan worden geverifieerd, evenals het KSeF-nummer waarmee de registratie bij de Poolse belastingdienst wordt bevestigd.

Ontbreekt het KSeF-nummer op een factuur van een Poolse leverancier die onder de verplichting valt? Neem dan contact op met uw leverancier om de correcte KSeF-versie te ontvangen.

Q2 2026: eerste volledige kwartaal onder de nieuwe regels

Het tweede kwartaal van 2026, april tot en met juni, is het eerste volledige kwartaal waarin de KSeF-verplichting van kracht is voor nagenoeg alle Poolse btw-plichtige ondernemingen. De facturen die u in Q2 2026 heeft ontvangen van Poolse leveranciers en die u wilt indienen voor btw teruggave, zouden in de meeste gevallen KSeF-facturen moeten zijn.

Voor uw teruggave over Q2 2026, waarvoor de deadline 30 september 2027 is, is het van belang te controleren of de ingediende facturen aan de nieuwe vereisten voldoen.

Heeft u in Q2 2026 facturen ontvangen zonder KSeF-nummer van een Poolse leverancier die onder de verplichting valt? Neem dan contact op met uw leverancier om de correcte KSeF-versie te ontvangen voordat u uw teruggave indient.

Laat u professioneel begeleiden

De invoering van KSeF voegt een nieuwe laag toe aan de toch al complexe procedure voor btw teruggave in Polen. Welke facturen zijn geldig, hoe controleert u een KSeF-nummer en wat doet u als uw leverancier de verplichting niet nakomt?

Delta Refund Solutions volgt deze ontwikkelingen op de voet en zorgt ervoor dat uw dossier compliant is met de meest recente Poolse vereisten.

Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.