Koopman kiest voor Delta Refund Solutions

Koopman Logistics Group B.V. is een toonaangevende logistieke dienstverlener die dagelijks met een groot aantal voertuigen actief is in het internationale wegtransport. Binnen een organisatie van deze omvang draaien talloze processen gelijktijdig. Van transportplanning en wagenparkbeheer tot personeelsplanning en financiële administratie: alles moet nauwkeurig op elkaar aansluiten om de organisatie efficiënt te laten functioneren.

Juist daarom speelt overzicht een centrale rol binnen de bedrijfsvoering. Processen moeten niet alleen goed georganiseerd zijn, maar ook transparant en voorspelbaar. Medewerkers moeten op ieder moment kunnen beschikken over actuele informatie, zodat er snel geschakeld kan worden en geen onnodige tijd verloren gaat aan zoekwerk.

Diezelfde visie hanteerde Koopman ook bij de zoektocht naar een intermediair voor de afhandeling van buitenlandse btw- en accijnsteruggaven. Hoewel deze werkzaamheden slechts een onderdeel vormen van de totale bedrijfsvoering, zijn ze wel van directe invloed op de liquiditeit en de administratieve efficiëntie. De organisatie zocht daarom niet alleen een partij die de teruggaven correct kon verwerken, maar vooral een partner die structuur, inzicht en duidelijke communicatie kon bieden.

"Vanaf het eerste contact verliep de communicatie prettig en duidelijk," vertelt Arjan van der Klei. "Vragen werden snel beantwoord en we wisten steeds waar we aan toe waren."

Dat eerste contact gaf direct vertrouwen. Daarbij speelde ook een eerdere samenwerking met Ruud een belangrijke rol. "We hadden in het verleden al prettig samengewerkt. Daardoor voelde het vertrouwd om opnieuw met elkaar in zee te gaan."

Na de overstap werd al snel duidelijk dat de werkwijze aansloot bij de verwachtingen van Koopman. Via het klantenportaal zijn alle lopende dossiers centraal inzichtelijk en is de voortgang van aanvragen eenvoudig te volgen. Hierdoor hoeven medewerkers niet langer verschillende documenten of e-mails te raadplegen om de actuele status te achterhalen. Alle relevante informatie is op één plek beschikbaar, wat rust en overzicht creëert binnen de administratie.

Ook de overgang vanaf de vorige intermediair verliep zonder noemenswaardige uitdagingen. De lopende dossiers werden zorgvuldig overgenomen en daarnaast werd zelfs een ouder dossier opnieuw opgepakt. Hierdoor kon Koopman zich volledig blijven richten op de dagelijkse operatie, terwijl de afhandeling van de buitenlandse btw- en accijnsteruggaven ongestoord doorging.

Naast overzicht en communicatie speelde ook transparantie in de kosten een belangrijke rol. Door te werken met een vaste maandelijkse prijs weet de organisatie precies waar zij aan toe is. Dat voorkomt verrassingen achteraf en maakt de dienstverlening overzichtelijk en voorspelbaar.

Terugkijkend is Arjan van der Klei tevreden over de samenwerking. "Ze werken netjes, goed en snel, tegen een goed tarief."