Hoe bereid je je goed voor op informatieverzoeken?

Naast dat het belangrijk is om als onderneming die buitenlandse BTW-teruggaaf verzoeken doet op de hoogte te zijn van de reactietermijnen van informatieverzoeken, is het ook belangrijk om te weten waarom- en hoe te reageren op de informatieverzoeken.

Naast dat het belangrijk is om als onderneming die buitenlandse BTW-teruggaaf verzoeken doet op de hoogte te zijn van de reactietermijnen van informatieverzoeken, is het ook belangrijk om te weten waarom- en hoe te reageren op de informatieverzoeken.

Waarom sturen buitenlandse belastingdiensten informatieverzoeken? Bij teruggaaf van grote bedragen is het risico op fraude altijd aanwezig. Om fraude te voorkomen sturen de buitenlandse autoriteiten informatieverzoeken wanneer ze de aanvraag niet vertrouwen, wanneer het om grote bedragen gaat en het risico dus groot is, maar ook gewoon steekproefsgewijs. Deze steekproef hebben wij empirisch kunnen vaststellen op ca. 10%. Dit betekent dat ondanks het feit dat uw aanvraag volledig is, u vroeg of laat te maken kunt krijgen met informatieverzoeken.

De meest voorkomende communicatiemiddelen die lidstaten hanteren zijn per brief (schriftelijk) of per email. Het is dus cruciaal om een geordend systeem te hebben waarbij de kans op het over het hoofd zien van zo'n informatieverzoek nihil is. De buitenlandse belastingdiensten nemen helaas geen genoegen met: “sorry, we hebben het informatieverzoek over het hoofd gezien”.

Instructies hoe je moet reageren staat vaak beschreven in de brief/email zelf. Staan de instructies er niet in beschreven, dan wordt er over het algemeen verwacht dat je in dezelfde taal- en via hetzelfde communicatiemiddel reageert als waarmee het informatieverzoek binnenkomt. Informatieverzoeken komen vrijwel altijd in de native taal. Een algemene beheersing van de taal waarin je een teruggaaf verzoek doet is dus vereist.

Waar gaan de informatieverzoeken over? Tenzij er een specifieke aanleiding is voor een informatieverzoek, is het vaak een verzoek voor het aanleveren van kopieën van facturen, -bewijs van indiening en -aankoop of betaalbewijzen. Het op tijd lokaal opslaan van deze documenten is van cruciaal belang om te voorkomen dat u deze documenten tijdig voorhanden hebt wanneer een informatieverzoek binnenkomt. Zo laten bijvoorbeeld bepaalde tankkaartleveranciers het slechts toe om de facturen te downloaden tot een maand na uitgifte van de factuur.

Binnen welke termijn moet ik reageren op de informatieverzoeken? In vorig artikel is specifiek beschreven per Europees land wat de termijn is waarin gereageerd moet worden om vertraging- of volledige afwijzing van het BTW teruggaaf verzoek te voorkomen. De meeste landen hanteren een termijn van 30 dagen. Dan zijn er ook uitschieters zoals Spanje die een termijn van maar 10 werkdagen hanteert.

In de EU-richtlijn 2008/9/EG VAN DE RAAD Art 20 lid 1 en 2 wordt gesteld dat ingeval de lidstaat van teruggaaf meent niet alle dienstige informatie te hebben ontvangen om met betrekking tot het geheel of een deel van het teruggaafverzoek een beschikking te kunnen geven, kan hij binnen de in artikel 19, lid 2, genoemde termijn van 4 maanden, langs elektronische weg in het bijzonder de aanvrager of de lidstaat van vestiging om aanvullende gegevens verzoeken. In lid 2 wordt een maximale termijn gesteld van 1 maand na ontvangst van het verzoek om informatie door de bestemmeling van het verzoek aan de lidstaat van teruggaaf te worden verstrekt.

In de praktijk blijkt dat vele lidstaten deze termijnen strak hanteren en te laat reageren op informatieverzoeken afgestraft wordt door een onherroepelijke afwijzing. Al met al is het van cruciaal belang om geordend te werk te gaan. Dit houdt in het strak in de gaten houden van uw post- en mail verkeer, het bijhouden van benodigde documenten, het bewust zijn van hoe je moet reageren en het in de gaten houden van de termijnen waarop dit moet gebeuren.