Dé factuurvereisten om een soepele buitenlandse BTW teruggaaf te bevorderen

Als uw bedrijf buitenlandse BTW wil terugvorderen, is het essentieel dat de facturen voldoen aan de wettelijke vereisten. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste factuurvereisten die in vrijwel alle EU-lidstaten gelden.

Een correcte factuur is de sleutel tot een snelle en succesvolle BTW-teruggaaf uit het buitenland.

Verplichte factuurgegevens

Een factuur moet minimaal de volgende informatie bevatten:

1. Naam en adres van de leverancier of dienstverlener
2. BTW-identificatienummer van de leverancier
3. BTW-identificatienummer van uw onderneming
4. Datum van uitreiking van de factuur
5. Factuurnummer
6. Datum van levering of uitvoering van de dienst
7. Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
8. Bedrag exclusief BTW + het toegepaste BTW-tarief
9. Het in rekening gebrachte BTW-bedrag
10. Het totaalbedrag inclusief BTW

Verschillen per land

Factuurvereisten kunnen per land verschillen. Het is daarom belangrijk om alert te blijven op nationale afwijkingen, zeker wanneer u als onderneming in meerdere landen actief bent.

Daarnaast moet u de facturen zorgvuldig bewaren. De meeste belastingdiensten kunnen deze als bewijs opvragen. De bewaartermijn bedraagt doorgaans 5 jaar, maar dit kan per lidstaat verschillen.

Let op bij fiscale eenheid

Een fiscale eenheid bestaat uit meerdere ondernemingen die voor de BTW als één belastingplichtige worden gezien. Dat is administratief handig, maar in het buitenland niet altijd goed begrepen. Buitenlandse belastingdiensten gaan meestal strikt uit van één BTW-nummer per rechtspersoon.

Let daarom op het volgende:

• Controleer dat het juiste BTW-identificatienummer op de facturen staat, namelijk dat van de werkmaatschappij die de kosten heeft gemaakt.
• Maak hierover duidelijke afspraken met uw leveranciers om problemen bij teruggaaf te voorkomen.
• Het vormen van een fiscale eenheid kan voor buitenlandse BTW-teruggaaf extra uitleg vereisen.

Mocht u tegen deze uitdagingen aanlopen: Delta Refund Solutions kan u hierin begeleiden en ervoor zorgen dat uw internationale BTW-teruggaaf soepel verloopt.